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Si vous voulez gérer un organisme de formation, vous devez au préalable être équipé car sa gestion exige la rigueur ainsi que la précision pour prouver la qualité de votre travail. Surtout au regard des dernières réformes et l’instauration de Datadock.

Tout organisme de formation a pour mission principale de proposer des prestations dans le secteur de formation. Mais pour atteindre cette finalité, il doit respecter la règlementation en vigueur, qui veut promouvoir la qualité et la transparence. Il s’agit d’avoir une existence légale, de conclure des conventions de formation, remplir le bilan pédagogique et financier et bien d’autres obligations.

Formalisation et contractualisation des prestations

Les actions liées à la formation dans votre organisme doivent être formalisées, au moyen de via l’élaboration d’une convention de formation.

Notez que depuis le 1er janvier 2019, le programme de formation a cessé d’être un document obligatoire en soi. Actuellement, c’est la convention de formation qui est importante. Elle doit rédiger avec beaucoup d’attention. Et elle doit regrouper tous les éléments de la réalisation de l’action de formation.

Par ailleurs, la réglementation en vigueur prévoit que les organismes de formation doivent obéir aux critères de qualité, notamment, en ce qui concerne le bilan pédagogique et financier, la comptabilité, le règlement intérieur, l’information des stagiaires ainsi que la publicité.

• Le bilan pédagogique et financier

Dans l’objectif de prévenir toute question organisationnelle, administrative, juridique ou financière liée à votre organisme de formation, vous pouvez contacter la DIRRECTE (Directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi) de votre région. Pour anticiper votre bilan pédagogique et financier, vous pouvez compter sur des logiciels professionnels comme ceux de Valsoftware.com.

·         La comptabilité

La comptabilité de votre organisme doit, en plus d’autres conditions fixées par la loi en vigueur, tenir compte du plan comptable destiné aux organismes dont la spécificité est la formation avec un chiffre d’affaire annuel au-delà de 15 245 €, en plus d’exercer d’autres activités. Mais aussi elle doit être définie par le code de commerce (bilan, compte de résultat, annexe).

·         Le règlement intérieur

Un règlement intérieur doit être établi, trois mois après le début des activités de la formation applicable aux stagiaires, en plus d’un autre qui concerne les salariés. Le dernier concerne les entreprises composées de plus de 20 salariés.

• L’information des stagiaires

Avant le début effectif de la formation, les stagiaires doivent être informés, entre autres sur les objectifs et le contenu de la formation, la liste des formateurs, les horaires, les modalités d’évaluation de l’action et toute autre chose les concernant.

• La publicité

La publicité n’est pas interdite mais elle doit se faire sous certaines conditions. Elle ne doit pas donner des informations erronées sur les conditions d’éligibilité, sur les formations proposées et les contenus, les modalités de financement. Mais aussi elle ne doit pas utiliser le numéro de déclaration d’activité pour des fins commerciales.

Respect des critères du « Décret qualité »

Dans le but de garantir la qualifié d’un organisme de formation, l’article R. 6316-1 du « Décret qualité » fixe 6 critères additionnels :

1. L’identification des objectifs de la formation et son adaptation au public formé ;
2. L’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires ;
3. L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation ;
4. La qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations ; Les conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus ;
5. Les conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus ;
6. La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires.

Ainsi pour valider votre respect des critères de qualité, vous devez enregistrer votre organisme de formation sur Datadock.

Enregistrement votre organisme sur Datadock

Le Datadock est une base de données commune qui sert à référencer les organismes de formation répondant aux critères qualité. Elle est mise en place par les financeurs de formation professionnelle, entre autres OPCA, AFDAS, FONGECIF et autres. Notez que l’enregistrement sur Datadock est une condition primordiale pour obtenir le financement de vos actions de formation. Ce qui vous donne également droit à certains avantages.